为进一步推进公文处理工作的科学化、规范化，提高公文运转效率，2005年8月8日中办、国办联合下发了《机关公文二维条码使用规范》（两办56号文件）。

为了配合“机关公文二维条码”的推广和使用工作，现将“机关公文二维条码”的有关知识介绍如下：

1、什么是条码

条码是由一组规则排列的条、空或与其相对应的字符组成的标记，用以表示一定的信息。这种用条、空组成的数据编码可以供机器识读，而且很容易译成二进制数和十进制数。这些条和空可以有各种不同的组合方法，从而构成不同的图形符号，即各种符号体系，也称码制，适用与不同的场合。

2、什么是二维条码

在水平和垂直方向的二维空间存储信息的条码，称为二维条码。 二维条码是一种高密度、高信息含量的便携式数据文件，是实现证件及卡片等大容量、高可靠性信息自动存储、携带，并可用机器自动识读的理想手段，能够不依赖数据库及通讯网络而单独应用。

3、二维条码的特点

二维条码密度高，信息含量大，保密、防伪性能好，可以将照片、指纹、掌纹、视网膜、声音、签名、文字等凡可数字化的信息进行编码。因此二维条码是实现证件、卡片、档案、照片、票据等大容量、高可靠性信息自动存储、携带并自动识读的理想的方法。

4、条码是如何生成和打印的？打印条码需要哪些设备？

使用条码软件，只需输入相关信息，就能够自动生成条码。条码可以通过普通的激光打印机打印，也可以通过条码打印机打印，如果需要将条码打印在标签上，就必须选用条码打印机打印。条码打印机按照所采用的打印原理主要分为热敏方式和热转印方式条码打印机。

热敏式条码打印机直接在热敏标签纸上打印条码，不需使用碳带；热转印式条码打印机通过碳带在标签纸上进行条码打印，通常包含热敏打印功能。

5、二维条码在公文中的作用

利用二维条码带载电子信息量大等特点，把文件的基本要素信息（文件的编号、发文单位、发文字号、标题、主送单位、密级等）存储在二维条码中，实现不同单位间纸质文件基本要素信息电子数据的带载和传递。方式是：发件方在文件印制的同时，将带载文件信息的二位条码同时印制在所发的文件上，这样，收件方即可利用二维条码信息识读设备扫描该二维条码,快速准确的将这些信息读入到本单位的计算机系统中,完成收文登记工作,替代了传统的手工登记或录入工作。由此可见，如果所有的文件上都印有这样的二维条码，则所有接收文件的单位都可以利用扫描二维条码的方法，处理来文登记工作，就能大大提高这些单位的文件登记效率和文件录入的准确率，减少重复登记工作，提高文件管理水平。