自八十年代参加工作后，我就一直在石景山区机关收发室工作，担负着区机关内外近百家单位的文件收发任务。近二十年来，我们一直靠手工处理各类信件和文件，工作时始终处于紧张状态，深恐出错给单位造成损失。每天要收发的文件近千份，光登记本就好几个，累不说，效率也不高，还容易出错。加班加点可谓家常便饭，但还是不能满足机关干部、职工的需要。我常做梦都在想，要是真有个机器人能帮我分发处理信件、杂志该多好啊！
    随着科学技术的不断发展，公文自动智能交换这一新鲜事物一下子走进了我的生活。2003年底，我们经过全面考察、了解，引进了北京远光通联科技有限公司研发的公文流转智能管理系统，从此，我也有了工作上的新伙伴儿。
    系统建成后，望着整齐美观的文件交换箱和箱头闪烁的状态显示灯，面对着一台台崭新的电脑，我想，办公条件是改善了、环境也好了，自己能不能学会操作这套系统，完成文件交换，胜任这份工作呢？
    带着不安和对高科技的渴望，我参加了远光公司组织的技术培训，工程师上门讲课，从电脑开机入手，一点一滴地给我讲解系统的操作使用规程和注意事项，几天下来，我就已经熟练地掌握了这套系统。
    近两年来，石景山区机关的文件交换单位和以前相比增加了30%左右，文件交换量增加了40%，但安装了公文自动交换系统后，省去了繁杂的文件登记和分发手续，效率大大地提高了，也避免了差错，同时，自己也有时间学习新的知识了，也不像以前那样疲惫了，在我眼里，公文智能交换系统，就象我们单位一名勤奋的员工，她既是我的好伙伴、也是我的好助手。
    实践证明，使用公文智能交换系统优点比较多。首先，该系统大大减少了公文登记和分发的工作量。以前，每天交换的公文和分发的杂志，光登记就需半天时间，现在只须把公文、杂志代码输入到系统的登记界面，再根据系统提示把公文、杂志投到文件交换箱内就行了，各单位刷卡就能领取自己的公文和杂志,省去了登记签收的手续，方便快捷，提高了工作效率，也降低了我的劳动强度。
    其次，该系统明确了责任归属，分清了责任，各个单位之间的文件交换过程一清二楚，避免了出现问题后责任不清、相互扯皮的现象。一次，一个单位反映有一期杂志没有收到，我们在系统储存中调出了该单位交换过程中的所有资料，查出了取走这本杂志的人员和杂志取走的时间，要是过去，这种事情就很难说清了。
    其三，该系统操作简单，使用方便，公文密级、数量显示，一目了然，省却了过去哪个单位有急件、有公文靠口头通知的做法。现在各交换单位机要员，一看自己的交换箱就知道本单位有无公文、有无急件，上通下达更加迅速了。近两年来，我区参加交换的机要人员反映，该系统使用非常方便，交换时，只须轻轻一刷卡，就代替了过去的登记、签收等繁杂的手续，而且交换资料可以长期保存，做到了有据可查。
    自从有了公文智能交换系统，我也学到了许多新知识，工作再也不象过去那样疲惫了，一天的心情格外舒畅，她真是我的好伙伴、好帮手。