人们常用“文山会海”来形容机关工作的繁杂，虽然终日苦于应付，但机关办公又的的确确离不开这些工作内容。如何简化工作形式，提高工作效率，是目前机关工作必须重视的一个问题。其中，“公文流转”便是一个十分重要的革新环节，处理得好就会对推进机关工作的整体效率起到四两拨千斤的作用。因此，对公文流转无论是从制度建设，还是硬件建设等方面进行深入探讨，就显得十分必要。
一、信息纽带、杠杆效应
    公文流转，顾名思义，就是机关公文在不同的部门和不同的领导之间的传批和传阅的过程；也是办公自动化的重要组成部分之一，解决电子公文的建立、审核、签发、发文、阅读的全过程。大到国家与国家之间，小到个人与个人之间。公文流转看似简单，不过是从一个部门传递到另外一个部门，从一个人的手里传递到另一个人手里。可一旦文件多了，每天要应对几十、几百份文件的时候，就没有那么简单了。有些文件还承载着重要的办公信息，涉及到责任、时效、部门地位、准确性和保密性等问题，如此，公文流转就变得非常复杂而细微。
    公文流转一般由机要部门来负责，机要部门在各职能部门与文件之间就成了一个流转的支点，也就是“杠杆”和“纽带”。所谓杠杆，是从文件流转的效率方面来说的，机要部门的公文流转速度提高了，整个机关的工作效率自然就会得到提升，这样才能达到“四两拨千斤”的管理效果。
    “纽带”是从公文流转的畅通性、保密性、跟踪性和准确性方面来说的。机关收发工作中经常出现找不到文件，不清楚文件现在批转到了什么地方，这个时候就需要通过传递的“纽带”来查询；机关工作写出了文件，还要保密，流转过程当中就最容易泄密，这也需要“纽带”来进行控制；文件流转还要体现管理的级别、权限，这都需要通过科学的公文流转来进行规划。
二、立章建制、重在管理
    公文流转部门一般事无巨细，杂事、琐事比较多，也就容易出错，因此如何建立有效的责任机制，加大管理力度，就显得尤为重要。
    商务部机要处作为公文流转的管理部门，出台了《商务部公文流转暂行办法》，并详细规定了公文流转的若干程序。从文件的登记、投送、传阅、办结到公文流转的责任、时效，流转的次数等都做了非常明确的规定，使全部流转工作纳入到一个统一的规范中来，把杂乱的事情用一条主线梳理得清清楚楚。
    商务部机要处总结了关于文件流转的几点精要：“高效率运转、优质服务、准确无误”。并把它作为自己工作管理中的要点。在这个基础之上，不断改进自己的工作理念、方法和作风，不断建立更好的制度、创造更好的氛围。
    积极响应“建立服务型政府”的改革号召，树立服务意识，提高自己的服务水平。公文流转部门，是为整个机关工作的开展提供服务保障的职能部门，作为该部门的工作人员，不但要有耐心、热情、周到、细致的服务态度，还要有积极主动地服务精神，更应该具备高效、准确、及时地工作管理技能，有强烈的责任感，把为办公服务、为公众服务的思想落实到具体的工作中去。
三、改进工作、科技为先
    邓小平提出“科学技术是第一生产力”，公文流转也迫切需要采用高科技的手段来进行管理。
    如何对公文的流转信息做到及时、准确的跟踪，便于办公人员随时查询到公文的批复情况，了解到文件登记和传递信息的准确记录，都需要强有力的信息管理系统予以保证。
    商务部办公厅文电处采用远光通联开发设计的公文流转交换系统，就是一个极好的管理平台。该系统所具有的优势是对纸质文件的流转信息能准确及时跟踪和查询。在文件进入流转之前先把文件的信息，如文号、标题、收件单位、发件单位、密级、紧急程度等记录进部内工作网络，在文件流转过程中，通过条码跟踪文件的去向和处理情况，并把这些信息及时通过条码传递到内网，文件相关工作人员只要凭借自己内部网络的身份和密码就可以随时知道文件的批转情况。
    该系统除了上述功能外，在稳定性和安全性方面都具有非常大的优势。这套系统在商务部文电处运行的一年多来，除了个别零部件因老龄化需要更换外，基本上没有出现过问题，极大地保障了机关的文电服务。另外，在文件信息录入时，仅仅限于文件的一些特征性信息，而不需将文件的内容进行录入，所以，在保密性方面也是十分有保障的。
四、统筹管理、重在效率
    “创新”是管理的灵魂。公文流转也不例外，在当今信息技术高速发展的时代，公文流转工作的改进大有可为。
    信息时代的一个重要特点就是信息的电子化和传输的网络化。目前，大多数单位的机要工作基本还沉浸在雪片一般的纸张里，我们是否可以大胆地设想，能否把公文流转更进一步的电子化和网络化，最终消除纸张和人工传递的束缚？
    公文是机关工作的重要凭据，但我们也常常为“文山会海”所累，能否从堆积如山的公文中解放脱出来，找到一套安全高效的办公模式？在如今政府职能深度调整的过程中，我们是否可以设想，在公文流转过程中，能否有效地消除公文的数量和传递的层级限制？
    信息技术的迅猛发展，也昭示着信息安全的更进一步需要。我们能否在公文流转的过程中，不断探索信息安全和网络技术应用之间的结合点，使我们在大胆采用信息技术的同时，不为信息的安全性而担忧呢？
    商务部的公文流转智能管理系统似乎已为我们找到了最好答案！