第一次听说公文智能交换箱，是在2004年初，觉得是个很玄乎的东西，当时对这样一个东西能把整个政府部门的公文全管起来，真是表示怀疑。后来,到其他单位的公文系统操作现场实地考察调研,并观摩了的公文收发实际系统操作后，便有了一种“相见恨晚”的感觉。
    我从九十年代就开始从事机关的公文管理系统建设工作，发改委原来有一套Foxbase管理的数据库系统，仅供办公室的工作人员操作使用。后来,为了满足新的需求，让更多的人使用公文管理系统，并能动态地了解文件状态，1999年我们改用了当时最时髦的Notes工作流，在很短的时间内钻研并掌握了开发方法，给部门提供了一套公文管理软件。但由于NOTES自身的局限性，这套公文管理系统还是不能满足高效化管理的需要。2002年，又通过招标建设了新的公文管理系统。技术在不断更新，实现的功能也越来越丰富，但是，历经几版的公文系统都是以“无纸化”为目标的，然而，它们却无一例外的谁都无法逾越一个鸿沟——“无纸化”。
    无纸化这个概念说来已提出了相当长一段时间，在机关的OA进程中，也每次都被列入工作目标，但是，却始终没有看到哪个机关部门真的实现了“无纸化”。存在即合理，我想，这种情况是有多方面的原因的：
    首先，无纸化办公要求人人在计算机上操作，这在目前机关人员使用计算机的水平参差不齐的情况下，是很难达到的。
    其次，并非所有的文件都适宜通过计算机来阅读，例如，在审阅设计图纸等大型文件时，如果仅靠计算机来审阅，是很难实现全面、宏观的审查的。
    2004年，在又一次建设新的公文系统之前，我们进行了充分的调研，同时，清醒地认识到“无纸化办公”对于目前的办公状况而言，还只是一个遥远的理想，新系统的定位，应该是在纸质文件和电子文件并列运行的双轨制状态下，必须具有对这两种类型的文件能够分别加以管理的功能。经过全面的多次考察、了解，发改委于2004年初,引进了北京远光通联科技有限公司研有效实现了对纸质文件的流转全程的自动跟踪，保证了纸质文件能和OA系统中流转的电子版本对应、同步，完全弥补了以往系统只能跟踪记录电子文件，无法定位纸质文件的缺陷。
    该系统不仅大大减少了公文管理部门登记和分发的工作量，同时，明确了责任归属,分清了责任，各个部室之间的文件交换过程也变得一清二楚，避免了交接过程中发现问题时,责任不清、相互扯皮的现象。另外，这种方式也大大加强了文件交换人员的操作能动性，降低了工作人员的劳动强度，提高了工作效率。
    系统建成后，文件交换室内的交换箱排放整齐，办公环境焕然一新。以前，各部门取文都是每天3－5次，有时还会白跑一趟，此外，还经常存在急文滞后的情况。现在，各处室可随时查看本部门公文交换箱的情况，做到随时有文，随时取；如有急件，交换人员没有及时领取，系统还可根据实际情况作相应的处理。领导可以随时查看文件的办理情况，文件管理人员也可以查看文件已经流转到了哪个部门。
    在今年的公文系统使用情况调查中，满意率为90％，与智能公文箱相关的功能使用率超过95％，我们非常高兴我们的投入换来了效率。