当前，高效自动化的办公管理手段，已经成为参与国际化竞争的必要条件，中国第一汽车集团公司作为国内汽车行业的龙头老大，在汽车行业乃至全国大型企业中也有着举足轻重的地位。一汽集团要彻底地摆脱落后的办公手段，全面进入现代化高效办公管理体系，是一汽集团开通信件、文函、期刊、智能交换系统的基本着眼点和方向。在新一轮信息化浪潮下，如何有效提升企业电子政务的效益，全面实现电子政务综合应用系统中电子文件与纸制文件管理的高效整合，实现资源共享的问题，也是一汽领导决策层长期考虑的问题。今天远光公司为我们打开了这样的一扇大门！
    长期以来，办公自动化系统对于纸质文件的流转并不做登记处理，大部分纸质文件的传输必须通过传统的登记本进行手工登记、签收。每天下来，各种登记簿一大堆，还要找地方存放它们。一放就是几年甚至十几年，完全是原始的手工作业模式。由于工作人员少，在文件、信函、公文、图纸、报表、通知等流量大的情况下，流转过程中，仅靠手工登记签收、代收，难免会出现差错，查询难度大且不易分清责任。各职能部门、分公司、全资子公司、控股子公司及外单位之间距离远，得派专人来做取件交换工作，不但劳动强度大、取件的准确性差，而且,什么人都可以来取件，带取、带收现象比较严重，使保密、安全性无法保证，在人员调动频率高的情况下，还会出现查询统计困难以及文件实物流和电子信息流“非同步”的现象。因此，如何对大量纸质文件进行有效的管理，使纸质文件能和办公自动化系统中特别是OA网中流转的电子版本对应同步，便成了一汽提高办公效率首先需要解决的难题。
    一汽集团也曾试图通过各种电子政务系统找到解决问题的途径，但所有宣称“无纸化办公”的应用系统，在如此繁多的纸质文件面前都显得束手无策，“无纸化”虽说是未来的理想，可现在谁能告诉我们，面队如山的纸质文件，我们该怎么办呢？
    2000年，国务院办公厅机要文件管理局宁处长在提到对公文实现信息化管理时也谈到，条形码自动识别技术在公文管理上的应用是实现机关机要通信工作标准化和规范化的有效途径，其中对条形码智能交换箱的应用，就有所论证。尽管如此，当时对于条形码自动识别技术对公文进行管理这项新技术还是感到高不可攀，也觉得很陌生，好像是理想中的世界。2004年，省政府又组织我们去云南参观考察，在与省政府机要交换中心冯文友处长的接触中了解到，北京有一家远光通联高科技公司，应用条形码自动识别技术，并配以专用的文件智能交换箱和相应的软件，就能对文件的流转全过程实行自动追踪。并从冯处长那得知，远光公司自主开发研制出的公文流转智能管理系统，是被国家科技部列为2004年度国家级火炬计划项目并获中国自动识别技术产品2004年度的优秀应用方案奖。经过多年的市场检验，良好的印证及为近百家政府机关和企事业单位应用。总结经验不断的创新改造积累了丰富的经验，培养了一批攻关、市场营销、设计、安装等人才，使之自己的品牌在市场上站得稳，技术含量高，具有安全、可靠、适应性、保密性等特点，使之其中多项工程均被列为国家电子政务试点示范工程。
    面对有实力雄厚的高科技公司和产品，我们一下子就动心了，也盯准了“智能交换箱”这一产品。从此，便经常参加条形码技术的各种研讨会，使我们进一步清楚的认识到，将条形码自动识别技术与机关机要交换工作相结合，把机要文件交换工作纳入信息化管理，已成为新形势下开创一汽集团机要文件交换工作新局面的一项首要任务。伴随着省政府机要交换系统的改造与成功的应用，我们又惊喜地看到一个崭新的吉林省政府现代化办公体系在有序地运行。我便紧追不舍地经常与省政府机要交换中心的领导和管理人员进行有关方面探讨，并且马上与北京远光通联科技有限公司取得联系。经过多方面考虑，2005年5月，一汽集团引进了北京远光通联科技有限公司的条形码智能管理系统，成为吉林省区域内继吉林省政府后建立起文件交换自动化管理系统的第一家大型企业。 
    远光公司针对一汽集团这个国内旗舰企业的公文流转量大、制发传递公文的交换人员不确定和无时限性等现状和实际问题，为我们研制开发，设计了一套简捷实用，能满足集团公司需求的公文流转智能管理系统，系统建立后将承担集团公司六、七十个内部单位的信件流转管理业务。一汽的公文流转智能管理系统采用了远光公司的A3、B8型交换箱，A3交换箱备有独立的投口门禁装置、独立的光电计数传感器组件、独立的显示面板并且采用了电磁控制取件门锁具。是目前国内最先进的智能机要文件交换设备，同时此交换箱还具备掉电记忆功能、远程门锁控制、蜂鸣即显示联合报警功能、限投拒收功能、准确计算功能、误码判别功能。B8型交换箱除了将文件条码单独扫描改为集中扫描外，包含A3型交换箱所有功能，另外还增加了液晶屏显示功能，使系统更加个性化，在运作过程中具备使用安全、稳定、易操作、易维护、易升级等特征。
    在系统安装调试的过程中，我们与远光公司软件人员和工程中心施工人员通过探索和研究，将门禁系统与刷卡、开箱、打印条码在一体机上同步完成，使之系统更加简单有效。这也是安装人员赵军峰、还有软件开发人员张宇辛勤工作的结果，他们能为客户所想的去做好每一件事，使自助平台更加人性化，操作更加简捷，功能更加全面，让我们非常的满意。这也为我们贯彻一汽领导所倡导的“把加强电子政务信息化管理，作为提高企业机关办公效率的重要手段”，开了一个好头，打下了一个好基础。
    如今，设备已安装完毕，进入全面启用，并于2005年8月16日顺利通过验收，在这期间，我们与远光公司安装调试人员、软件开发人员协同组织了两期培训班，通过现场操作演示，大家都有这样的感受，远光公司开发的产品不但改变了我们的交换环境，还使我们的文件流转过程更加透明有序，智能交换系统也成为新办公大楼的又一亮点。