2005年初，北京市政府中环办公楼机要交换站采用公开招标的方式，引进了北京远光通联科技有限公司研制的机要文件流转自动化管理系统，给进驻中环办公楼的13个委、办、局的机要文件交换工作提供了快捷、高效、方便的服务，确保了文件交换工作的安全、保密、准确、及时，为市政府中环办公楼的电子政务信息化建设奠定了良好的基础。
    市政府中环办公楼机要交换站在未改造之前，是采用手工登记、签收的传统收发方式，这样，难免在文件收发的整个工作过程中，存在着许多人为的隐患和差错。加之参加文件交换的人员复杂，有些人对交换业务还不太熟悉，个别的人责任心也不够强，因此，文件收发工作难度很大、效率不高。前几年，每逢节假日明信片及文件收发量大的时候，我们是经常性的加班加点，累得腰酸背疼，甚至连喝水的时间都没有。由于机要文件和普通信件混在一起交换，极易发生将机要文件当普通信件发出的情况，一旦出现差错，还无法查找，使机要交换人员的神经始终处于一种紧张状态，说了不怕您笑话，我们常常是睡觉时都将手机放在枕头旁，深恐出现问题时因找不到人而耽误工作，造成不可弥补的损失。特别是遇上文件丢失，需要查询收、发文件登记责任人的时候，我们经常是拿出一大摞登记本，逐本翻页查找，非常麻烦，往往一查就是半天，弄得人眼也花了、手都要抽筋了；等好不容易查到了该文件收发人的签名，有时，还会因字迹潦草无法辨认，而没法追究当事人的责任。
    单位领导考虑到上述问题和机要工作的重要性，在对北京市政府办公厅智能交换系统进行深入考察后，着手改造我们延用了几十年的收发文交换方式，建立了机要文件流转智能化管理系统，在近一年多的实际工作应用中，我亲身感受到了远光公文流转智能管理系统自身的一些优点以及给我工作提供的诸多方便：
    该系统有效实现了与国务院办公厅中央国家机关机要文件交换站、北京市市委、北京市政府及有关单位的文件交换接轨，并能自动实现强制核对，核对确认实现率达到100%。
    通过智能交换箱识读条码，自动记录，自动生成交接清单，每一流转环节都有本次交换的文件号、收发件单位、收发时间、及文件密级、紧急程度等信息的明确记录，能有效区分责任。由于采用扫描条码的方式代替了手工登记，所以，也使以往人为手工操作的失误情况有了根本上的改善。因已实现公文流转的全程追踪，查询文件只需登录机要文件收发管理系统输入相应的查询条件即可，非常的方便和快捷。
    我单位的机要文件流转自动化管理系统正式运转至今，虽然机器在运行中偶尔也会出现一点儿问题，但远光通联能严格按照售后服务要求，随叫随到，及时解决并进行定期维护，为我们机要文件交换工作正常有序地运转提供了有力的保障，它现在已真正成为我们文件交换员日常工作中公认的得心应手的工作利器。