东城区政府机要文件交换站建于1953年，至今已有五十多年的历史，是我区唯一的公文传递枢纽，担负着全区所辖单位的公文流转工作，它的存在对区政府的日常工作起着相当重要的作用。现有参加交换的单位共一百五十多个，交换的内容主要包括中央、市委文件，公文信息、会议通知和人事档案，还有各种内部刊物、杂志等等。自建站以来一直延续着旧的人与人交换信件的方式,每个单位一个放信的格子，机要文件和普通公文混放，使用着最古老的登记方法，一个发文登记本，一个收文章，一支笔，这老三样一直延续使用了五十多年。由于人员配备少，工作压力很大，文件的安全保密性差，工作效率和文件的传递速度逐渐地在降低，已不能适应当前形势发展的需要。
    没有改造交换站之前，从工作环境到整个收发文件的操作过程，都存在着许多不利于文件交换工作的因素，其中比较突出并具有普遍性的问题集中在以下几个方面：
1、参加交换的人员结构复杂。这里包括办公室人员、各职能部门人员、保安人员、保洁员、司机、临时工等。每个单位交换人员也不固定，有的多达四、五个人，有些人员对交换工作不熟悉，责任心不够强，很容易在文件交换过程中出现问题。
2、机要文件和普通信件混在一起交换。由于收发数量较大，信封规格不统一，极易发生把机要文件当做普通信件发出的情况，一旦出现差错，将无法进行查找，势必给工作造成不可弥补的损失。
3．交换的文件不能及时取走，这是一个很突出和难办的问题。交换站工作人员较少，一般情况下，都是我一个人担负整个交换站的日常工作，收件、发件、分捡、登记等。由于信件收发数量较大，该分拣的信件不能做到及时分拣，该取走的文件也不能做到及时取走，无形中，造成文件在交换站滞留时间过长，使文件的传递速度大大降低，造成了有些重要文件和会议通知的延误，很多重要文件因各种原因不能及时送交到相关领导手中，使工作受到一定的影响。人员少、任务重这一突出矛盾始终困扰着日常交换工作，特别是遇有重大事件及每年中几个大的节假日，这些矛盾会变得更加突出，工作一天下来，总是感觉筋疲力尽，人好象要垮掉似的，回到家，一点儿精神劲也没有。
4．我区的机要文件交换长期以来都是采用手工登记的模式。虽说有些单位已经用上了办公自动化系统，但近几年各单位的各种纸质文件、信访件、复转军人档案、大学毕业生档案、法院、检察院卷宗等函件的数量仍在逐年增长，需要登记的信件也越来越多，过去使用的登记方式不仅速度慢、效率低，而且容易出现差错，事后查询起来非常不便，必须在发文本中一页一页地查找，再加上有些交换员的签字无法辨认，责任很难分清。
    综合以上存在的问题，根据我区交换站的实际状况，在区领导的亲切关怀和大力支持下，经过不断的努力，我们与北京远光通联科技有限公司合作，于2005年1月建成了我区的文件流转智能交换系统，彻底告别了原始的公文交换方式，工作环境和工作状态都有了巨大的改善，我区的交换站也有了一个崭新的面貌。经过一段时间的使用，大家感觉非常好，也得到了区领导和参加文件交换的单位的一致赞赏。
    自从使用文件流转智能交换系统后，劳动强度大为减轻，过去手忙脚乱的状况也一去不复返了，工作的轻松使我感到自己的精神比以前好了很多，思想压力小了，干起工作来也更有条理了。
    我区的这套公文流转智能管理系统，能对文件的信息进行自动登记和全程追踪管理，交换的文件和信件可以做到随时分发，随时取走，使文件在交换站滞留的时间大大缩短，加快了文件的传递速度，提高了收发信件的准确性、安全性。由于有了该系统的智能化规范管理，消除了许多人为的差错，使文件在交换过程中发生的差错率几乎为零，并且责任分明；查询信件的工作也非常快捷方便，以前担心可能出现的问题，现在再也不会出现了，确保了文件安全、准确、快速的传递，使整个办公效率有了很大的提高，我也从一个机械化手工操作者变成了一名现代办公系统的管理员，以前杂乱无序的交换大厅也成了我们东城区政府一道靓丽的风景线。
    每个工作日的早晨，当我走进这明亮、气派的系统大厅，心里总会有一种说不出的喜悦和敞亮，往日繁琐劳累的交换工作也变得轻松而充满工作的乐趣。