条形码技术是在计算机的应用实践中产生和发展起来，以计算机、光电技术和通信技术为基础的一门综合性高新技术。由于其具有可靠准确、灵活实用、质优价廉、易于制作等优点，已被世界各国广泛应用于商业、仓储、邮电、交通运输、票证管理、图书文献、医疗卫生等各个领域。
    近年来，随着我国社会主义市场经济的深入发展和科学技术的不断进步，条形码技术作为一种成熟的信息处理技术在我国的应用范围也在不断扩大，并且逐渐渗透到机关办公部门。研究探讨如何将条形码技术与机关机要交换工作相结合，把机要文件交换工作纳入计算机管理已成为新形势下创新机关机要交换工作的一项首要任务。
    为了适应新形势、新任务和新发展的要求，根据机关机要交换工作的实际特点和自身多年积累的工作经验，原中央国家机关机要文件交换站站长胡冀朝同志经过苦心研究，提出了通过研制条形码文件交换箱实现条形码技术与机关机要交换业务相结合，使机要文件交换进入计算机跟踪管理的设想。这个设想经专家论证后，开始由北京远光通联科技有限公司负责研制实施。事实证明，这个设想是超前的，也是可行的。目前，条形码技术在机关机要交换工作中已得到广泛应用，而且领域不断扩大，一些政府部门在文电处理工作中也引入了该项技术。2004年12月，我省开始采用条形码识别技术对机要交换工作进行计算机自动化管理。通过半年多的工作运转，我们感到，将条形码技术应用到机要交换工作中，有效解决了机要交换工作自动化水平不高、保密性不强、环节多、效率低等问题，效果很好。我个人认为，其作用主要体现在以下四个方面。
一、提高了机关机要交换工作的自动化水平
    运用计算机处理公文，是办公自动化的一个重要组成部分，运用条形码技术对机要文件交换过程进行计算机跟踪管理，则是机关机要交换工作自动化水平的一个重要体现。我们知道，在各级机关单位中，“办公”的一个重要内容就是办理和制发文件，而文件的下发渠道主要是通过机要交换。作为机关工作的一个重要组成部分，机要交换工作自动化程度如何直接影响着整个办公部门的自动化水平。因此，从机要交换这个工作量大、密级文件集中、工作环节较多的部位入手进行自动化改造，十分必要。采用条形码技术对这项工作进行计算机跟踪管理后，大量的文件交换信息自动进入办公自动化系统之中，实现了机要文件交换信息的交流、共享。应当说，办公自动化离不开办文的自动化，而机要交换工作实行计算机管理，也最容易使办文自动化见到成效。二、提高了机要交换工作的保密水平
    传统的机要交换工作是采取人工面对面的交换方式，人为因素较多，受人的主观意识影响较大。首先，在机要交换时，一些密级文件只能散摆在交换大厅的一个发文桌上，当取文人员较多时，场面比较混乱，很容易遗失文件，造成失泄密。其次，在机要文件发放过程中，由于采取手工签字的方式记录文件的交换过程，个别机要交换人员有时忘记签字就取走了文件，使文件交换记录出现脱节，文件一旦丢失，无法追究责任，给保密工作带来了一定的隐患。再次，由于缺少先进的监控设备，无法对机要交换人员进行身份认证，遇到个别代领代收文件同时又不签本人名字的情况无法对号入座，同样存在失泄密隐患。由此可见，传统的手工交换方式存在严重的失泄密隐患，已无法适应新形势下保密工作的实际需要。采用条形码技术对机要交换工作进行更新改造后，参加交换的文件全部投入到条形码交换箱中，计算机自动记录箱中的机要文件数量。机要交换人员全部采用条形码身份识别卡管理，持卡开箱取件，箱卡单一对应。同时交换大厅门禁系统辅有照像功能，能够清楚记录参加机要交换人员的相貌特征，堵塞了代领代收文件无证可查的工作漏洞。较好地解决了手工交换方式产生的诸多问题，提高了机要交换工作的整体保密水平。
三、提高了机关机要交换工作效率
    实现机要文件交换计算机跟踪管理，是提高机要交换工作质量和效率的有效手段。通过采用条形码技术，使机要文件进入计算机管理，原有的大批量且有些是重复性的劳动，如文件的登记、统计、存储等等，全部由计算机自动完成，节省了大量人力物力，减少了工作环节，极大地提高了工作效率。运用计算机的精确、高效对交换的机要文件进行查询、检索、分类等，使机要交换管理工作更加得心应手。此外，计算机强大灵便的传输能功能，使文件的传递信息传输更加快捷、方便。如急件信息的发布、密级文件的交换情况统计等由计算机来完成，时效大为提高，使机要文件交换工作方式发生了根本性的改变，效率大幅提高。
四、理顺了机关机要交换工作关系
    通过条形码的生成实现机要文件交换计算机管理，较好地理顺了工作程序，文件的归口管理、统一运转得到有效保障。一是通过条形码的生成，使发文主体更加明确。如综合一处要外发文件，计算机随机生成的条形码上会自动标注“综合一处转”或“综合一处发”的字样，使受文单位不用拆封即可进行分送处理。二是从人与人之间的对应转变为人与机器之间的对应，消除了人为干扰因素，使文件交换关系更加科学、合理。三是使各单位取件更加顺畅。新的交换方式，是一单位一箱一卡，取件时各自操作，互不干扰，改变了过去取件时人员拥挤的现状，使机要交换秩序得到有效规范。
    综上所述，采用条形码技术以后，机关机要交换工作的自动化水平、工作效率得到明显提高，保密性、安全性、科学性进一步增强，效果很好。但由于条形码技术在机要交换工作中的应用时间较短，各地使用范围又不尽相同，因而其完整性、精确性、连续性、适用性、先进性还有待我们进一步实践总结，同时也需要研制公司在实际工作中深入研究探索，因地置宜，合理设计，提高服务，积极创新，尽快建立一套规范系统的条形码机要交换模式，扩大条形码技术在机关机要交换工作中的应用范围，不断提升机关机要交换工作的整体水平。