2003年，民航总局在办公厅领导的大力支持和秘书处领导的不懈努力下，顺利地实现了总局机关公文处理由手工操作到办公自动化智能交换的平稳过渡。

在这个过程中，我作为一名主管秘书，也为智能交换系统的启用做了大量的准备工作，包括公文处理单的制作、交换系统各使用功能的先期掌握、对机关各司局秘书的培训以及启用后对司局秘书进行技术指导等。在系统试运行过程中，又根据总局机关公文流转特点针对交换系统的某些功能提出了诸多修改建议，使这套系统更好地适应了总局机关公文流转的需求，起到了安全、准确、高效的作用，实现了总局机关公文流转的智能化自动追踪管理。

公文流转智能管理系统启用以后给我最深的感受，是在文件交换的安全保密性方面。系统对公文流转的每一个环节实现了全程追踪，每一次交换都有详细的记录，公文几点发的，几点取的，发件人是谁，取件人是谁，发了哪几件，取了哪几件，在收发清单上都记录得清清楚楚。从而，也避免了在公文交接过程中出现互相扯皮的现象，白纸黑字，你想不承认都不行，解决了责任归属。

此外，文件交换员的身份认证系统，可对交换员的行为进行规范管理，即使该交换员不能亲自办理公文的收发，也能将代办持卡人的相貌特征清楚地摄录下来，便于日后查询，有效地区分责任；文件智能交换箱的门禁系统、智能自动纠错报警，都一步步地将文件交换中的人为操作进行了系统控制。

即便这些环节还有疏忽，出现了问题，也还有最后一道安全防线，能帮你查出问题所在。那就是交换室设立的监控系统，它主要是对各单位交换员在交换过程中的操作随时进行24小时摄像监控，即使出现问题，也可通过监控系统，调出此交换员交换全过程的录像资料，找出原因，通过以上层层把关，使文件交换的安全性得到最大限度的保障。