如何做好机要文件流转的智能化管理工作

——北京市国土资源局办公室王溪访谈录

2007-07 远光通联 www.farshine.com

 背景：目前，各级政府部门纷纷加大对电子政务信息化建设的投入和管理力度。但如何处理好机要文件与日常办公的高效衔接？以科学的发展观，结合本单位的办公需要制定出一套流程合理、操作性强的整体工作管理规划，构建方便实用的公文智能管理系统？如何解决系统建设过程中出现的具体问题？有效进行系统操作培训？这些都是各单位当前普遍关注和担心的问题。

编者按：北京市国土资源局的公文流转智能管理系统，是一套专门管理公文运转，个性应用设计出色的办公系统，其成功的设计，得益于国土局有关领导及工作人员结合实际提出的很多设计构想，这些构想也为新形势下公文管理工作的提高提出了有益的思考。本刊希望借助与该办公室王溪同志的一席谈，为大家在公文管理创新方面提供可资借鉴的建设思路和开展工作的一些经验。

记者：市国土局的各级领导似乎对局里的公文信息化建设非常重视，还在工作中给了很多具体支持，能谈谈这种从上到下的热情是从哪里来的吗？
王溪：在建立公文系统以前，我们局和大多数单位一样，虽然有大家的不懈努力，但在公文管理上仍然存在着一些难以解决的实际问题：
首先是公文流转信息不共享，导致重复登记、流转环节多等问题，容易造成超时限办理。
再有就是文件的安全性差，急件也得不到及时处理。以前的木制公文箱，门锁形同虚设，而且由于无法及时了解箱内公文情况，遇有急件时，容易误事。
更头痛的是，出现文件丢失的情况时，由于是手工交接，因此无法认定责任，所以，局领导就下决心改变这种状况。

记者：听说你们在准备上这套公文管理系统前，还做过大量的准备、考察工作，对目前电子政务建设应用中所涉及到的公文管理方面的得失，做过一些调研和分析，能在这里和大家交流分享一下，为兄弟单位提供点儿工作借鉴吗？
王溪：借鉴谈不上，我手头刚好有份工作备忘，简单说一下，仅供参考吧。
北京市国土资源局的电子政务建设经历了信息发布，普及网络初级应用，基础设施建设的起步阶段和制定总体规划、安全认证体系的推进阶段，正步入建设政府门户网站，增加服务项目和服务内容的发展阶段。目前政府部门上传下达政务，还不能完全脱离纸质件，迫切需要实现公文流转智能化管理。
在上这套系统之前，我们做过很多准备工作。我们先了解北京市政府办公厅办公自动化情况，之后到市发改委进行详细的调研，了解系统工作情况。
这项工作得到局领导的高度重视和支持，并指示我们要从实际出发，广泛征求相关部门意见，梳理工作流程，有针对性地编写立项需求书和项目需求分析书。

记者：相信你们对考察后的结果是满意的，可以谈谈大家当时内心的一些感触吗？
王溪：我们上这套系统的主要动因是提高办事效率，改进服务质量。在经过调研并观看系统操作演示后，再结合我局的业务需求进行分析，我们觉得，公文流转智能管理系统是目前我们了解比较成熟的公文管理方式，该系统的催办、急件提醒、对文件的实时追踪以及强大的查询统计功能，就是我们正在寻找的东西，会使局里公文管理工作得到极大的提升。

记者：我们听说在上这套系统前，也有不少人是持反对意见的。
王溪：当初一些人反对，是因为对系统本身不了解，在刚接触这套系统的时候，我心里也有些顾虑，怕不能解决实际问题。但当我摸清局里的业务需要，又到系统使用单位去实地查看之后，这种顾虑就自然而然地打消了。
这套系统最大的好处就体现在其整体流程设计上，它会在不觉中“强迫”你去使用。一份公文一旦进入公文系统，就必须按照事先设定好的流转程序一步一步地进行下去。公文系统可以完整追踪公文流转过程并自动记录在各部门停留时间，不仅责任清楚，而且便于监测，大大加快公文办理速度。

记者：我是否能理解成这是从管理者的立场上看到的结果？
王溪：不单如此，使用者同样能感受到工作改观后的“幸福”。以前，文件不管流转到那个部门，都要重新登记签收，现在不用了，只要登记一次，就可以全程共享。以前公文在流转过程中，拟稿部门无法知晓公文去向，现在，拟稿部门可以看见公文当前所在位置及所有领导对该文的完整批示，便于部门全面了解公文办理情况，相关部门也省却了为别人查找相关信息的时间，遇到特殊情况，还可以进行催办，不仅提高工作效率，而且降低劳动强度，大家从中尝到了甜头，自然乐意使用了。

记者：办公自动化系统与公文流转管理系统一个是管理电子文档，一个是管理纸质文档的，在实际工作中必然有所谓的协调、衔接问题，您是如何看待二者关系的？
王溪：OA系统是以办公无纸化为目的的，由于现今国情使然，OA没有完全实现“无纸化”的条件，而是电子文件与纸质文件共存，而二者流转的不同步，导致公文流转出现“两层皮”现象。公文流转 系统利用自动识别技术，对纸质公文流转工作进行了信息化处理，将电子文件纸质文件建立起对应关系，在纸质文件到达的同时，其相应的电子文件信息以及详细的流转过程新信息也同步到达，从而顺利解决了电子文件与纸质文件不同步的问题，有效填补了OA系统不能管理纸质文件的空白。?

记者：在系统的建设过程中，您认为最大的困难是什么？
王溪：只要对工作有帮助的事情，无论困难多大，我们都会竭尽全力去做。要说最大的困难就是如何做出一套简洁、方便、高效的适合所有使用部门的公文系统。我局目前是垂直管理体制，包括18个区县的国土局、19个处室和7个事业单位都在使用这套系统，这就需要公文系统适应各个不同程度、不同使用习惯的个体，因此需要仔细梳理公文运转流程，测试每个功能和按钮，简化环节，让不熟悉电脑的工作人员，也操作自如，这就要求我们不但要有清晰明了的思路，还要与承建单位和使用部门做沟通。

记者：听说远光公司在为市国土局量身定做这套系统时，您提供了许多建设性的宝贵意见，这对于系统的研发和对业务功能的强化都是非常可贵的，具体有哪些呢？
王溪：很多建议都是各部门针对工作中的难点和急需解决的问题而提出的解决方案，是集体智慧的结晶，因为是个性需求，所以有很多与众不同的设计：
1.添加“原件转出”功能。我局实行统一收文、统一发文（即一口进、一口出）管理。如果某外单位应该发信给市局却直接发给了我局的内设部门，以前类似的公文无从查找，容易误事，现在简要登记后转给专门收文部门统一受理，方便查找。
2.以前要发一份公文，从拟文开始都叫发文，现将发文分为拟文和成文两个步骤，将业务流程进一步细化，清楚明了，不容易造成混淆。
3.收到需办理的公文后，将其扫描，并将扫描件作为文件的附件进入公文系统，这样即使遇到原件丢失、损毁或不便查找的情况时，也能随时解决问题。
4.增加“浏览发件情况”功能，这样在电脑上不仅能即时看到本部门的收件情况，也能查到发给其他部门的公文情况。这样既能避免误发、漏发，又能了解收件部门的取件情况，便于及时提醒对方。

记者：您是否能以市国土局为例，谈谈作为省市级单位在筹建公文流转管理系统前，应考虑些什么问题？
王溪：我认为在筹建公文系统期间应考虑以下几方面的问题：
1.在立项需求阶段，要仔细梳理本单位的工作流程。
系统再好，不适合本单位的实际情况，也不会有好的应用效果，因此在提出需求阶段，将各个环节考虑清楚是非常重要的，因为每个单位都有区别于其他单位的个性需求，将个性需求与系统的标准化设计结合起来才能取得事半功倍的效果。
2.在系统开发期间，要不断地与软件工程师进行沟通。
比如我们提出一个设想，但又不清楚开发出来的这个东西是不是我们想要的最好的解决方案，就要与软件工程师及时沟通，反复进行测试，使系统进一步优化，这一点非常重要。
3.在公文系统试运行期间，要根据大多数人的使用习惯来调试系统。
在试运行期间，我们征求各使用部门意见和建议，并根据我局特点及大多数人的使用习惯来进行反复调试，因为适合终端用户使用的系统才能解决根本问题。

记者：据了解，在系统开发承建后，你们为搞好相关的培训加班加点做了大量的工作，您能具体谈谈这方面的经验吗？
王溪：说到培训这一块，我们确实花了不少心思。为了让使用部门更快地熟悉该系统，我们自己做了一个适合本单位的系统培训手册。如何站在初次使用者的角度，让大家不产生畏难情绪，就需要做到既要文字少，又要让人明白，看起来还要生动不枯燥，因此我花费了很多时间，做成一个PPT（演示片），将业务流程和工作环节中容易出现的问题和处理的办法都做成一个个小单元，清楚明了地进行讲解。
此外，我会耐心地解答他们操作中的问题，无论来人来电，都会仔细讲解，即使没有接听到电话，我也会及时回电话。因为，当他有激情想学习的时候，你不及时教会他，时间长了，积攒下来的问题越来越多，他会有畏难心理，以后就没兴趣学了。
当然，除了这些以外，远光公司的系统技术支持工程师也做了大量的工作。当各部门交换人员在投取件的过程中遇到问题时，他会主动上前，热情而耐心地给人讲解，直到交换员彻底掌握操作要领为止。因此，甲、乙双方互相配合是取得公文系统良好应用效果的根本途径。

记者：建成的公文系统是否达到了你们的预期？局里的领导又是如何评价这套系统的？
王溪：经过比较，我们认为这套公文系统是目前应用的同类产品中较全面、较严密的系统，我们认为该系统已经基本解决了公文流转过程中存在的问题。
单位领导在系统汇报会上也表示，这套纸质公文管理系统比较适合中国的国情，对于我局提高办事效率，改进服务质量，规范公文流转程序，从根本上解决办件不及时、扯皮和责任不清等问题起到了重要作用，

记者：站在一个用户的立场上，您觉得这套系统的哪些功能值得称道？
王溪：我局的这套系统主要具备如下功能和特点：
1.覆盖范围广；
2.减少工作中人为失误的可能性，责任清楚，便于追溯；
3.提高工作效率，降低工作强度；
4.强大的查询、统计、归档功能；
5.加强市局与分局之间的沟通；
6.箱存浏览、急件短信通知和自动催办功能，能准确、及时地使工作人员获得相关信息。
7.可以即时打印的远程会议通知系统，省时、省力、不误事；
8.超强纠错能力，让没有任何电脑基础的用户也可以运用自如。