科技部深化科技管理 公文信息化技术再展风姿

2007-07 远光通联 www.farshine.com

四年多的应用效果，使科技部办公厅真切地感受到了远光通联公文流转智能管理系统维工作带来的高效与方便，为进一步加强办公信息化管理，科技部经招标决定，由远光通联再次承建部办公厅机要文件流转自动化管理系统（简称：新系统），在对此前的一期机要信件智能管理系统进行升级改造的同时，再对原系统进行进一步扩展与完善，建立新的秘书处内交换系统。

2002年，在最初与科技部接触时，远光公文流转管理系统对科技部收发室而言还是一个全新的领域。当接触远光通联公文流转管理系统后，一个关于公文管理与办公信息化全面对接的新设想便在部领导的脑海中不断藴酿形成，在办公自动化的时代浪潮中，科技部怎么能失去一个先行者应有的姿态呢？本着倡导新技术，崇尚科学管理的精神，科技部领导对公文信息化工作统筹安排，决定分步实施，先从收发室的信息化管理开始，于是，便有了远光通联与科技部的第一次合作。四年多来，远光通联机要文件智能管理系统的强大功能，得到了科技部的好评与支持，其专业的服务水准也赢得了用户的认可。

国家科学技术部是国务院综合管理全国科学技术工作的政府职能部门，科技部文档处是国家科学技术部公文流转中心，对内承担着部领导、部12个职能司局和其它的各个处室以及直属单位的各类文电登记收发工作，对外承担着与中办、国办和其他部委的各类文电函往来的唯一总出入口，工作性质特殊，责任重大。

目前，文档处所处理的文件和机要信件的登记交换，基本上采用的是手工登记方式，所有待交接的文电均采用原始文件柜或文件夹的方式保管。由于文件、信件流转量大，以手工方式进行各类文电的登记签收，在实际工作过程中难免存在着责任不清、登记不准确、效率不高、劳动强度大、保密安全性差、查询统计困难等诸多不便之处。鉴于存在着上述问题，必须从根本上改进文档处现有的工作方式。

新系统新建初期，科技部有关领导与远光通联进行了一系列的研究与讨论，明确具体工作需求，研讨设计方案。通过多方的论证，一套充分满足该部办公需求的公文管理方案，终于尘埃落定。

新系统通过识读二维条码对文件流转进行管理，实现了纸质文件收发过程中文件基本信息的自动采集、登记、核对、差错提示。分发信息统一录入和查询，能够自动生成清单并打印；实现纸质文件办理过程及领导批示的计算机记录；真正实现纸质文件信息与计算机信息的有机结合。新系统的建立，不仅全面提升科技部机要文件、电报及报刊的信息化管理，同时，也使远光通联在国家部委机关公文自动化管理又增添了一个标杆用户。