女士们、先生们：
                大家晚上好！
    首先感谢远光通联科技有限公司为我们提供这个交流平台，使我本人能够有幸能够与大家共聚一堂，就机关机要交换的有关问题交换看法和意见。下面，我向大家简单介绍以下我们吉林省机要交换工作的基本情况。吉林省政府办公厅机要交换站于2000年组建，2001年4月16日正式启用，现有交换单位240家。2004年12月以前，我们采取集中时间、手工面对面签收的交换方式。
    经考察了解，报领导同意，我们于2004年10月引进了北京远光通联科技有限公司研制的条形码机要交换系统。我们的条形码机要交换系统分为外交换系统和内交换系统两大部分。
   一、外交换系统由分为五大子系统：
1、门禁系统
    该系统最大的优点是可以对参加交换员实现刷卡考勤与照像同步管理。如交换员有事，别人持卡参加交换时，可以清楚记录取件人的相貌特征，便于记录查询。 彻底解决了出勤统计问题,便于日度、年度总结。
2、条形码自助打印系统
    通过该系统可以实现以下功能：一、交换员可浏览到本单位交换箱中的文件数量、发件单位、缓急程度、秘密程度、条形号。二、交换员根据需要自助打印条形码。计算机将自动纪录打印单位、打印人、以及数量等信息。便于将来条码使用量统计。 将以前的人人方式改为人机方式。减轻了管理人员的劳工强度。
3、B9型智能交换箱
    B9型智能交换箱有两个地方值得关注：一个是交换箱主控机上的液晶显示器。 该显示器有两大功能：一是能够提示投件人所投文件单位所在的具体箱号。二是对操作者的误操作进行提示。 另一个是B9交换箱急件识别系统。交换箱的每个分箱头上都有急件指示灯。当交换员把带有急件信息的条形码投入到交换箱中时，蓝色急件指示灯自动亮起。同时急件信息通过短信平台自动发送到各单位交换员的手机中。 此外，我们还在互联网上建立了机要交换信息管理系统。可以通过该系统对各单位的手机发送短信息。 这种工作方式可以彻底改变以往人对人签收、交换的方法,交换员可以自主进行任何信件交换工作,而无需对方人员到场。计算机能够正确记录交换员每次投取信操作的详细信息如投取件时间、投取件单位、操作人员等,并在交换清单中体现,这种方式分清了责任.
4、清单自助打印系统。
    这个系统主要用于打印发文和收文信息。 交换员每次操作后可通过在自助清单打印系统处刷卡打印操作清单。此清单作为电脑自动交接的凭证由交换人员保管、备查。系统还可对任何时间任何操作以及清单进行查询。确保交换员的每一步操作都被记录在案。 避免了交接过程中发现问题责任不清，相互扯皮的现象。
5、监控系统
    交换箱监控系统主要用于管理人员监控各单位交换箱中是否有文件，具体文件相关的信息，掌握各单位的交换情况。 另一个是交换大厅监控系统，它主要用于监控各单位交换员在交换过程中的操作是否规范，是否有误操作，并查找原因。
二、内交换系统
    内交换主要指政府办公厅内部各处室之间的交换过程。我们吉林省政府办公厅对外发文的处室主要有七个，分别是综合一、二、三处，文电处，文印室，印厂，省长公开电话办公室和议案处。其中我们给综合一、二、三处，文电处和文印室在都安装了条码打印机，当每个文件办结后由OA上的条码打印模块自动打印条形码。省长公开电话办公室和议案处使用的条形码由我们提供。
    这七个处室对外发件都由我们负责，通过设在我们处的A型交换箱来实现发文登记。同时，我们收取的外交换文件都投到文电处所设的A型交换箱中，实现收文登记。对于省长、副省长和秘书长交换的文件我们专门设立了一组B9交换箱进行跟踪管理，他们外发件的条形码由我们提供。此外，我们还建立了机要文件查询系统，用于跟踪查询文件交换信息.
    通过一个多月的运转，我们感到，远光公司的这套机要交换系统在工作上简化了工作程序，提高了工作效率，方便了工作开展，使机要文件的安全性、保密性和实用性得到很大程度的提高，确实十分先进，很值得推广。

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